Les événements hybrides ont la côte : approche plus éco-responsable, budget réduit, format post-covid… 

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Contrairement à l’événement 100% virtuel, l’événement hybride, également appelé événement phygital (à différencier des événements virtuels ou des webinars), est un mélange entre un rendez-vous virtuel et un rendez-vous physique. Autrement dit, la manifestation prend place dans un lieu physique tout en étant également disponible en ligne via une retransmission live. Mais attention, les events hybrides ne sont pas simplement une retransmission live du offline, mais la création, via une extension digitale, d’un terrain commun entre offline et online qui offre le même degré d’engagement auprès d’une cible plus large. 

Dénominations : e-événement, événement hybride, événement phygital

Les avantages des événements hybrides

• Un nombre de participants illimités et la possibilité de toucher une cible plus large
• Un événement connecté, interactif et innovant
• Des coûts réduits que vous pouvez économiser ou allouer à une création de contenu sur le long terme
• Une partie logistique moins lourde
• Des KPIs chiffrés plus poussés que lors d’un simple événement physique avec un ROI plus facilement mesurable
• Un format qui marque les esprits et pas la planète avec une empreinte carbone réduite plus facile à neutraliser

Pourquoi n’est-il pas plus fréquent que ça ?

Les professionnels convaincus que les événements hybrides et digitaux ne sont pas des solutions intéressantes sont pléthores, et on les comprend ! Les événements consistent par essence à placer l’humain au cœur de la rencontre et sont pensés pour favoriser l’échange, l’interaction et resserrer les liens entre les collaborateurs.

Il ne faut pas tenter de comparer l’événement physique et l’événement hybride, car ils n’ont pas la même vocation. Il faudrait plutôt penser l’événement hybride comme on le fait pour les achats en ligne ou le visionnage d’un film sur Netflix : l’expérience est par définition différente mais n’est pas pour autant moins riche.

C’est un challenge, c’est vrai ! Mais le post-covid aide à prendre le shift, et c’est bien. 

Un événement hybride peut avoir une résonance très importante lorsqu’il permet à des participants de se joindre ponctuellement à une manifestation à laquelle ils n’auraient pas été convié avec un format classique.

Comment réussir son événement hybride BtoB ?

Il n’y a pas de recette miracle pour réussir son événement phygital par contre il y a des points importants à ne pas négliger. On vous les liste ci-dessous. 

Penser le format

La règle N°1 pour réussir son événement hybride est de ne pas le penser comme un événement physique. Il faut designer un format qui allie le meilleur des deux mondes. Autant que le digital, le physique présente des problématiques que le duo peu facilement palier, soutenir et sublimer. Ils sont complémentaires et synchrones.

Varier les contenus

Puisqu’il n’est pas une décalcomanie digitale de l’événement physique, les contenus proposés doivent impérativement être pensés différemment pour injecter plus de peps. 

Brandez votre événement, variez les contenus (vidéos, jingle, podcast), augmentez le nombre de break, privilégiez des prises de paroles courtes en pitch de 20mn, et ajoutez-y une touche d’inspiration ! 

Cette règle vaut pour les events en présentiel et permettrait si elle était appliquée plus fréquemment d’optimiser l’attention des participants donc la mémorisation des messages.

Offrir la même qualité aux participants offline et online

Il est indispensable d’offrir une qualité visuelle et sonore équivalente que l’on soit en physique ou en ligne et elle doit être parfaite. Rien de plus frustrant lorsque l’épisode de votre série est inaudible ou pixélisé, non ? La sélection de la plateforme technique utilisée est donc essentielle.

N’oubliez pas que les participants online sont aussi précieux que les participants offline. Ils doivent pouvoir vivre la même expérience, bénéficier de la même attention. Il faut donc les prendre en compte au moment du design de votre événement et s’assurer, autant que possible de leur intégration totale à l’expérience physique. Pour cela vous pouvez avoir recours à des outils d’interactivité disponibles en physique comme en digital (live Q&A, votes, sondages…), ou des outils de gamifications (social walls, applaudimètre digital…).

Sans cela le taux d’engagement sera fortement dégradé.  Il est donc essentiel de bien choisir ses partenaires. 

N’hésitez pas à injecter du physique dans le digital ou du digital dans le physique, pour créer un pont entre les deux.

Engager votre audience en favorisant l’interaction

Le plus gros challenge – et souvent l’obstacle qui vous empêche de sauter le pas – est l’interactivité. Pour cela, il faut commencer par voir le digital comme un accélérateur d’émotions et un process enrichissant les interactions, plutôt qu’une approche incompatible à la définition de l’événementiel. 

Il faut tout de suite capter l’attention de son auditoire et créer du lien via des prises de paroles franches et authentiques avant, pendant et après l’événement. 

Pas besoin d’être Steeve Jobs pour réussir, il faut savoir se préparer et s’entourer de speakers inspirants, de formats innovants et ne pas hésiter à avoir recours à un emcee (maître de cérémonie). Il fera le lien entre les interventions, les participants, et bénéficiera en temps réel des retours des participants off et online. Il joue également le rôle de modérateur et de rassembleur. 

Enfin, n’hésitez pas à inclure vos participants dans la conception même de votre événement (oui, oui, vous avez bien lu), sondez-les, demandez-leur de choisir le « guest speaker » ou les thématiques qu’ils ont besoin de traiter en priorité. Fini la parole descendante, vive le co-design ! Valoriser l’avis de vos collaborateurs et placez-les au cœur de votre événement pour les impliquer !

Conclusion

L’événement hybride n’est donc pas une alternative, mais bien un autre type d’événement. Il vous incite à penser votre réunion différemment en y intégrant des outils technologiques permettant de placer l’humain au cœur de votre action et d’actionner des leviers innovants. Il est le meilleur des deux mondes entre le physique et le digital, sans limite, alors qu’attendez-vous ?

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