Digitaliser son assemblée générale annuelle

lundi 08 février 2021
Digitaliser son assemblée générale annuelle

Comme tout autre événement dans la vie de votre entreprise, de votre fédération ou de votre association, l’Assemblée Générale annuelle est un temps fort de communication. Si elle est bien préparée, l’AG annuelle est un moment d’échanges et de rencontres entre les actionnaires ou les adhérents.

Mais comment garantir à la fois la valeur légale, la conformité et penser le format lorsqu’il faut la digitaliser ? Découvrez nos conseils pour dématérialiser votre AGO et en faire un moment de partage constructif.

 

Sommaire :

  • Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Ordinaire – AGO ?
  • Que change l’ordonnance et ses décrets ?
  • Comment garantir la conformité et éviter la contestation ?
  • Quel format privilégier ?
  • Pourquoi se faire accompagner par une agence ?

 

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Ordinaire – AGO ?

 

Que vous soyez une entreprise, une fédération ou une association, il est obligatoire de tenir une assemblée générale au moins une fois par an dans les six mois suivants la clôture de l’exercice. Les modalités sont spécifiques à votre forme juridique et à vos statuts.

L’ordonnance du 2 décembre 2020 résultante du contexte sanitaire, assouplie le cadre de l’organisation des AGO : délais, dématérialisation, convocations… jusqu’au 1er avril 2021. Mais pandémie ou pas, l’AG est l’occasion d’approuver les comptes, de discuter de la gestion de la structure, ou encore de revenir sur l’année passée et partager la vision pour l’année en cours. C’est aussi un moment important d’échanges avec les dirigeants et les autres actionnaires / adhérents qui ne se produit parfois qu’une fois par an lors de votre AGO !

 

Que change l’ordonnance et ses décrets ?

 

Sans entrer dans le détail et le jargon juridique, l’ordonnance du 2 décembre 2020 permet de dématérialiser l’assemblée générale et les convocations, même lorsque cela n’est pas prévu dans les statuts. Les conditions permettent un recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle. Toutefois, les autres règles s’appliquant aux assemblées générales physiques restent identiques pour les AG virtuelles : délai de convocation, calcul du quorum…

 

Comment garantir la conformité et éviter la contestation ?

 

Dématérialisation ne signifie pas fin des formalités. L’AGO qu’elle soit virtuelle ou non, se doit de respecter certaines règles pour qu’elle soit valide. Dans le cas d’une AGO digitale, vos membres ou actionnaires doivent pouvoir :

  • être convoqués par courrier ou e-mail à une date et un horaire précis, le tout selon les délais prévus dans les statuts.
  • disposer de l’ODJ et des résolutions en amont et pouvoir consulter librement des documents.
  • délibérer, prendre la parole et poser des questions.
  • assister en continu et en simultané à l’instance.
  • être en mesure de voter : consultation écrite, vote électronique en amont ou en live. Les modalités de vote doivent également être respectées : quorum, nombre de voix, calcul des abstentions, procurations… A noter qu’un lieu doit tout de même être mentionné sur la convocation.
  • signer une feuille de présence électronique : par signature ou par lien personnalisé avec détail des horaires de connexion et de vote.
  • consulter et disposer d’un procès-verbal détaillé à l’issue de l’AGO virtuelle.

Les points de vigilance sont donc : les formalités administratives, le choix de l’outil de diffusion et de vote sécurisé, le lieu de captation et le débit internet.

Nous vous recommandons vivement de passer par le vote électronique avec présence d’un huissier de justice, lorsque cela est possible, car cette solution permet le plus haut degré de sécurité. Cela permet également de voir le quorum en temps réel, et d’avoir les résultats des votes en live. Bien plus efficace que les autres types de vote.

 

Quel format privilégier ?

 

Il faut être honnête, les Assemblées Générales sont rarement une partie de plaisir… Enfin, seulement lorsque l’on ne soigne ni le fond, ni la forme !

Le décrochage en virtuel est plus important qu’en physique. L’enjeu principal est donc l’attention. Non seulement parce que les informations communiquées sont stratégiques, mais également pour garantir le quorum. Il est donc indispensable de penser le format en amont.

Pour capter et conserver l’attention tout au long de la rencontre, optez pour des formats courts, des pauses et des transitions dynamiques. Utilisez des visuels, des vidéos pour illustrer vos propos, et soignez vos slides. Le point du support visuel est encore plus important en virtuel qu’en physique, car vos participants en plus d’avoir le nez devant, vont également assister à votre AGO devant leur ordinateur, en écran scindé… alors exit les gros blocs de textes ou les tableaux financiers illisibles, faites de la place quitte à faire plus de slides !

Le recours à une prise de parole sur plateau TV est fortement conseillé. Il ne s’agit pas d’une réunion virtuelle, mais d’un événement digital. La captation professionnelle en studio permet de dynamiser, de casser la routine, et proposer une intervention de qualité.

L’animateur pour soulager les intervenants et humaniser la rencontre est un plus. Il va permettre de créer une atmosphère conviviale, de faciliter la circulation de l’information et de modérer les questions posées.

Penser le format, lisser vos slides, vous accompagner pour dynamiser votre rencontre… vous permettre de vous concentrer sur le fond plus que sur la forme : c’est le rôle d’une agence !

 

 Pourquoi se faire accompagner par une agence ?

 

Comme toute action de communication, l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle est un temps important et un événement annuel central. Elle n’est pas que statutaire. Sa digitalisation, ou dématérialisation, n’est donc pas à prendre à la légère.

L’accompagnement d’une agence vous permet :

  • de sélectionner les bons outils et équipements techniques pour faire de votre AGO une action de communication stratégique, performante et interactive.
  • de vous concentrer sur l’essentiel : le contenu, pendant que votre équipe projet gère la partie administrative et conformité.
  • d’assurer la qualité de votre AGO et de vos contenus grâce à une captation et diffusion professionnelle en plateau TV.

La force du digital réside dans l’augmentation de valeur qu’il procure. L’enjeu est donc de réussir à surprendre, créer du lien, se réinventer tout en garantissant sécurité et conformité juridique.

 

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